🔏 هفت راه کلیدی برای امنیت امور مالی
برای کمتر کردن و نامحسوس کردن ضریب خطاها در امور مالی و چرخه حسابداری یک فروشگاه و یا شرکت نسبتاً بزرگ، بهتر است به موارد زیر توجه کنید:
1_ به منظور اثبات صحت ثبت رویدادها و وقایع مالی ، توصیه می گردد برای صدور اسناد حسابداری ، به مدارک و مستندات کافی به موقع و مربوط اتکا گردد و ضمن درج شرح کافی برای هر سند، ضمائم نیز به مهر ( ثبت شد ) ممهور گردد و کلیه ضمائم بصورت اصل نگهداری شده و صدور اسناد حسابداری بدون تاخیر انجام گردد . بدین ترتیب از عدم یا تکرار در ثبت وقایع مالی و همچنین پرداختهای مجدد اسناد هزینه و احتمال بروز مشکل مالیاتی و برگشت هزینه ها جلوگیری می گردد.
2_ جهت اعمال کنترلهای داخلی مناسب لازم است ضمن تعیین سقف تنخواه گردانها با توجه به سطح مخارج انجام شده از سوی مدیریت نسبت به اخذ تضمین کافی برابر سقف مزبور و اعمال کنترلهای لازم صورت خلاصه مخارج انجام شده توسط مسئولین ذیربط تایید گردد.
3_ لازم است وجوه نقد نزد تنخواه گردان در پایان هر سال به حسابهای بانکی شرکت واریز گردد و مقاطع زمانی مختلف موجودی نزد تنخواه گردان توسط افرادی مستقل، مورد شمارش قرار گیرد.
4_ با توجه به نحوه حسابداری ( روش تعهدی ) لازم است در هنگام پرداخت و ایجاد تعهد و بدون توجه به قرارداد منعقد شده نسبت به ثبت اسناد حسابداری بطور صحیح اقدام گردد.
5_به منظور جلوگیری از مشکل مالیاتی ناشی از به روز نبودن دفاتر قانونی لازم است ثبت دفاتر مذکور طبق قوانین مالیاتی بدون تاخیر صورت گیرد . ضمناً در دفتر روزنامه فقط ثبت سرفصل حساب و رقم مربوطه کافی است و چنانچه شرکت از سیستم مکانیزه استفاده نماید میتوان ثبت اسناد حسابداری در دفاتر به یک سند در ماه تقلیل یابد که موجب جلوگیری از صرف وقت و هزینه و اشتباهات احتمالی می گردد.
6_ لازم است جهت اثبات هزینه های انجام شده مدارک و مستندات مربوط به اسناد حسابداری ضمیمه گردد.
7_ به منظور ایجاد کنترل موثر بر چرخه عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد، نحوه چگونگی استخدام کارکنان، تعیین ضوابط مشخص برای پرداخت وام ، مساعده و سایر مزایای کارکنان چگونگی تشخیص و اعمال روش یکنواخت برای تعیین قیمت فروش، اعطای اعتبار و تخفیف مشتریان ، تشخیص و ایجاد تمایز بین هزینه های جاری و سرمایه ای، اعمال روش یکنواخت برای نحوه خرید مواد اولیه، مواد کمکی و قطعات و انتخاب فروشندگان لازم است دستورالعمل یا آیین نامه های مربوط تهیه و پس از تصویب هیات مدیره به اجرا گذاشته شود تا بدین ترتیب ضمن جلوگیری از اشتباهات و سوء جریانات سهوی یا عمدی احتمالی ثبت و ضبط و نگهداری سوابق وقایع و رویدادهای مالی مبتنی بر اعمال روشهای مشخص و یکنواخت انجام گیرد و کنترل های داخلی قابلیت اتکای لازم را داشته باشد.
