در سال ۱۴۰۴، بارگذاری دفاتر تجاری الکترونیکی در سامانه امور مالیاتی الزامی شده است. در این مقاله آموزشی، به‌صورت مرحله‌به‌مرحله با نحوه بارگذاری دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴ در سامانه مالیاتی آشنا می‌شوید.
1.ورود به سامانه دفاتر الکترونیکی
برای شروع، کاربران باید به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور مراجعه کنند.سپس در صفحه نخست این درگاه، گزینه ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی را انتخاب نمایند.
2.دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید
در این مرحله، فایل قالب اکسل را از سامانه دریافت کرده و اطلاعات زیر را وارد می‌کنید:
- کد حساب کل
- عنوان حساب کل
- کد حساب معین
- عنوان حساب معین
- کد حساب تفصیلی
- عنوان حساب تفصیلی
- گردش بدهکار (ریال)
- گردش بستانکار (ریال)
- تاریخ گردش حساب‌ها
3.دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
برای اینکه فایل شما در سامانه با موفقیت بارگذاری شود، باید موارد زیر را در فایل اکسل رعایت کنید:
- اطلاعات فقط در یک شیت قرار داشته باشد.
- ترتیب و عنوان ستون‌ها دقیقاً مطابق قالب ارائه‌شده باشد.
- ستون‌های بدهکار و بستانکار فقط شامل اعداد باشند.
- در هر ردیف، فقط یکی از دو ستون بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
- برای فایل‌های دارای بیش از ۱۰۰۰ ردیف، فرمت CSV استفاده شود.
- تاریخ گردش به‌صورت YYYY/MM/DD وارد شود (مثال: ۱۴۰۳/۱۲/۲۰).
- تاریخ‌ها باید در بازه زمانی صحیح قرار داشته باشند.
4.فرآیند بارگذاری فایل
برای ادامه فرایند نحوه بارگذاری دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴ در سامانه مالیاتی، تنظیمات زیر باید مشخص شود:
- نوع فایل: Excel یا CSV
- فرمت جداکننده: فقط در صورت انتخاب فرمت CSV
- تاریخ انتهای بازه زمانی گردش حساب‌ها
- کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده: از لیست ارائه‌شده انتخاب شود
5. بارگذاری و پیش‌نمایش فایل
در این مرحله، فایل اکسل یا CSV خود را بارگذاری می‌کنید. به نکات زیر توجه کنید:
- فایل فقط با فرمت‌های مجاز (Excel یا CSV) پذیرفته می‌شود.
- عنوان و ترتیب ستون‌ها حتماً باید مطابق فایل قالب باشد.
- در صورت مغایرت بین نوع فایل انتخاب‌شده و فایل واقعی، سامانه اجازه بارگذاری نمی‌دهد.
- پس از بارگذاری، ۱۰ ردیف اول فایل به‌صورت پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود
6.مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده
در صفحه اصلی سامانه، جدولی به نام «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» نمایش داده می‌شود که شامل اطلاعات زیر است:
- کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
- تاریخ پایان سال مالی
- بازه زمانی گردش حساب‌ها
- تاریخ بارگذاری فایل
- وضعیت فایل (موفق، در حال پردازش، یا دارای خطا)
- آیکون هشدار برای مشاهده خطاها
- آیکون دانلود برای دریافت مجدد فایل
جمع بندی
در این آموزش گام‌به‌گام، با نحوه بارگذاری دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴ در سامانه مالیاتی آشنا شدید. رعایت دقیق مراحل ورود، دریافت قالب، تکمیل اکسل، و بارگذاری فایل، باعث می‌شود بدون دردسر بتوانید دفاتر تجاری خود را طبق دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی کشور ثبت و ارسال کنید.
